جهاز للحضور فقط أم للحضور والباب: القرار الذي يحدد الميزانية
ابدأ بوظيفة الجهاز، فعليها يتوقف أغلب ما ستدفعه. فإن كان كل ما تحتاجه أن تعرف من حضر ومتى، كفاك جهاز واحد عند المدخل: يضع الموظف إصبعه، أو يقف أمام الجهاز فيتعرف على وجهه، أو يمرر الكارت، ثم يحول البرنامج كل بصمة إلى وقت عمل. ويبقى الباب على حاله.
أما إذا أردت أن تفتح البصمة نفسها الباب، فيصبح الجهاز جزءًا من نظام للتحكم في الدخول، أو ما يسميه السوق اكسس كنترول. ويحتاج الباب عندها إلى قفل يعمل بالكهرباء، ووحدة تحكم تقرر متى يفتح، وزر أو قارئ في الداخل، ومصدر كهرباء فيه بطارية احتياطية. وكل باب تضيفه يكرر أغلب هذه البنود، ولذلك تكبر الميزانية مع عدد الأبواب، لا مع سعر الجهاز.
وكثير من الشركات تجمع بين الاثنين: أجهزة حضور عند مداخل الموظفين، وأبواب يتحكم فيها النظام حيث تلزم فقط، مثل غرفة السيرفرات أو المخزن أو المدخل الرئيسي ليلًا. وحين تختار الأبواب بابًا بابًا، تذهب الميزانية إلى حيث يوجد الخطر.
- يكفي جهاز لكل مدخل، وتزيد الأجهزة حيث تصل الوردية دفعة واحدة
- يحتاج الجهاز إلى كهرباء ونقطة شبكة في موضعه
- يحول البرنامج البصمات إلى أوقات عمل
- يناسب المكاتب التي تحتاج إلى السجلات لا إلى أبواب مقفلة
- يحتاج كل باب يتحكم فيه النظام إلى قارئ
- يضاف لكل باب قفل ووحدة تحكم ووسيلة خروج وبطارية احتياطية
- يمتد كابل من كل باب إلى وحدة التحكم
- يناسب المواقع التي يهمها من يعبر الباب لا وقت حضوره فقط
ما الذي يحدد سعر جهاز البصمة للحضور والانصراف
تتفاوت أسعار أجهزة البصمة أولًا بحسب طريقة التعرف على الموظف. فقارئ الكارت يكلف أقل من غيره عادة، وجهاز بصمة الإصبع يكلف أكثر قليلًا، وجهاز بصمة الوجه يكلف أكثر منهما، وتأتي فوقها جميعًا الأجهزة التي تقرأ الثلاثة معًا. ولأن الكارت ينتقل بسهولة بين الموظفين، تعتمد أغلب الشركات على بصمة الإصبع أو الوجه في الحضور، وتترك الكارت للزوار. ويقارن دليلنا بين الكارت والبصمة والوجه بحسب الباب الذي يناسبه كل منها.
ثم تأتي السعة. فكل جهاز يتسع لعدد محدد من الأشخاص، ويحتفظ بعدد محدد من أوقات الحضور قبل أن تنتقل إلى البرنامج. وإذا وصلت وردية كاملة في وقت واحد، اصطف الموظفون أمام الجهاز الواحد. ولذلك يتحدد عدد الأجهزة بوقت الذروة، لا بعدد الموظفين وحده. والجهاز الذي يرسل بياناته عبر الشبكة أو الواي فاي يكلف أكثر قليلًا من جهاز تنقل بياناته بذاكرة USB. ويستمر الجهاز في العمل حين تنقطع الكهرباء إذا كانت فيه بطارية داخلية أو كان معه جهاز UPS صغير.
وكثير من الأجهزة يأتي ببرنامج أساسي بلا تكلفة إضافية، يناسب موقعًا واحدًا وورديات بسيطة. أما المنصات الأكبر فتكلف أكثر، كما نشرح بعد قليل. والإعداد نفسه يحتاج إلى وقت وجهد: تحفظ بصمة كل موظف أو صورة وجهه في الجهاز، وتضبط قواعد الورديات، وتجهز ملفات الحضور بالصيغة التي يقبلها نظام الرواتب.
سعر اكسس كنترول لكل باب: البنود التي يضيفها الباب
يحتاج كل باب يتحكم فيه النظام إلى قفل يناسبه. فالباب الزجاجي بلا إطار يحتاج عادة إلى قفل مغناطيسي (Maglock) بحوامل خاصة بالزجاج، أو إلى مزلاج كهربائي في الإطار العلوي للباب. أما الباب الخشبي أو المعدني ذو الإطار فيناسبه القفل الكهربائي (Electric Strike)، الذي يحل محل اللوحة المعدنية التي ينغلق فيها لسان القفل. وتحتاج الأبواب المزدوجة وإطارات الألمنيوم والأبواب المقاومة للحريق إلى قطع خاصة بكل منها، ولذلك يجب أن يذكر العرض قفل كل باب.
وخلف القفل تعمل وحدة التحكم، التي تحفظ صلاحيات الدخول: من يحق له فتح كل باب، وفي أي وقت. فالقارئ الذي فيه وحدة تحكم مدمجة يدير بابًا واحدًا وحده، أما الأبواب الكثيرة فتتقاسم عادة وحدات تحكم تخدم كل منها بابين أو أربعة، وتدار كلها من شاشة واحدة. ويخرج الناس بزر خروج، أو بقارئ ثان إن أردت أن تعرف وقت خروجهم. فإذا غاب هذا القارئ عن باب يحسب الحضور، عرف النظام وقت وصول الموظفين ولم يعرف وقت انصرافهم. واطلب كذلك حساسًا للباب ينبهك حين يفتح بالقوة أو يبقى مفتوحًا، فهو بند صغير لكنه مفيد.
ويحتاج كل باب أيضًا إلى مصدر كهرباء فيه بطارية احتياطية تبقيه يعمل عند انقطاع الكهرباء. والأبواب التي تقع على مسار هروب يجب أن تنفتح أقفالها تلقائيًا حين يعمل إنذار الحريق، وهذا يتطلب ربطها بلوحة إنذار الحريق، ووضع زر طوارئ بجوار الباب يفتح القفل يدويًا. ويكلف هذا الربط قليلًا في مرحلة التصميم، وكثيرًا بعد إغلاق الأسقف، فاطلبه في العرض الأول.
- 01اختر القارئيقرأ القارئ الإصبع أو الوجه أو الكارت عند جهة الدخول، ويجب أن يتحمل الحر والغبار إن وضع خارج المبنى.
- 02اختر القفل المناسب للبابيختلف القفل بين الباب الزجاجي والخشبي والمعدني، والمفرد والمزدوج، ولكل منها قطعه الخاصة.
- 03أضف وحدة التحكمتحفظ وحدة التحكم صلاحيات الدخول، لباب واحد أو لعدة أبواب.
- 04حدد طريق الخروجيخرج الناس بزر خروج أو بقارئ ثان، وينبه حساس الباب عند فتحه بالقوة، ويفتح زر الطوارئ القفل.
- 05جهز الكهرباء والكابليأخذ الباب كهرباءه من مصدر فيه بطارية احتياطية، ويرتبط بإنذار الحريق، ويمتد كابله إلى وحدة التحكم.
كيف يباع برنامج الحضور: مع الجهاز أم بالشراء أم بالاشتراك
إذا اختلف عرضان للأجهزة نفسها، فغالبًا ما يكون البرنامج هو السبب. فالبرنامج الأساسي الذي يأتي مع كثير من الأجهزة يعمل على كمبيوتر واحد، ويناسب موقعًا واحدًا. أما المنصات الأكبر فتشتريها مرة واحدة، ويحسب سعرها عادة بعدد الأبواب أو الموظفين، وتعمل على سيرفر تملكه. وتباع المنصات السحابية باشتراك يحسب غالبًا لكل موظف في الشهر، ولا تحتاج إلى سيرفر.
والبرنامج الذي يعمل على كمبيوترك لا يأتي بفاتورة شهرية، وإن كانت بعض المنصات الأكبر تطلب رسومًا سنوية للدعم الفني، ويبقى النسخ الاحتياطي والتحديثات مسؤوليتك. أما الاشتراك السحابي فتدفعه كل شهر، لكنه يتيح للموارد البشرية أن ترى كل الفروع من المتصفح. وقبل أن تقارن الأسعار، تأكد أن البرنامج يطبق وردياتك الفعلية، فالبرنامج الأرخص الذي لا يطبقها سيكلفك تصحيحات يدوية في نهاية كل شهر.
ثم يأتي الربط بنظام الرواتب. ويكفي في أبسط صوره ملف شهري يستورده نظام الرواتب. أما الربط المباشر بنظام الموارد البشرية أو بنظام ERP مثل أودو فيحتاج إلى عمل أكبر عند الإعداد، لكنه ينهي التصدير الشهري، ويحتاج إلى من يتابعه كلما تغير أحد النظامين.
التركيب: التكاليف التي يحددها المبنى
يحدد المبنى الوقت الذي يحتاجه كل باب. فحين يكون المكتب قيد التجهيز، يمر الكابل قبل أن يغلق السقف. أما في المكتب الجاهز فيجب إخفاء كل مسار للكابل، والفواصل الزجاجية لا تترك جدارًا يختفي فيه، فيمر عبر السقف أو الأرضية، وتطول أعمال التركيب.
وتكلف المداخل الخارجية أكثر من غيرها. فالقارئ على بوابة الموقع أو عند مدخل سكن العمال يجب أن يتحمل الغبار والماء وحر الصيف، ويمر كابله في أنبوب يحميه. أما البوابة الدوارة، التي تسمح بعبور شخص واحد مع كل بصمة، فتحتاج إلى أرضية مستوية وكهرباء، وكثيرًا ما تحتاج إلى أعمال خرسانة. وتكلف البوابة ذات الأذرع الثلاثة (Tripod) أقل من غيرها، أما البوابات ذات الأجنحة (Flap Barrier) لصالات الاستقبال والبوابات الكاملة الارتفاع للمواقع الخارجية فتكلف أكثر منها. ويضيف حاجز السيارات قارئًا خاصًا به، وكثيرًا ما يضيف حلقة استشعار في أرضية الطريق.
وتضيف الفروع المتعددة بنودًا خاصة بها: اتصالًا بالشبكة في كل فرع، وسيرفرًا مركزيًا أو منصة سحابية تربط بينها. ويتكرر حفظ البصمات والوجوه في كل فرع، في أوقات تناسب وردياته، ويحسب هذا الوقت ضمن سعر الإعداد.
ما الذي يكلفه النظام كل سنة بعد التركيب
بعد أن يبدأ النظام في العمل لا يتوقف الإنفاق، لكنه يصغر ويصبح منتظمًا. فالكروت تضيع وتستبدل، وكل موظف جديد يحتاج إلى كارت. والاشتراك السحابي يتجدد ويكبر مع عدد الموظفين. وبطاريات الأبواب الاحتياطية تضعف وتحتاج إلى استبدال كل بضع سنوات، والأقفال وأزرار الخروج على الأبواب المزدحمة تبلى مع الاستعمال كأي جهاز آخر.
ثم تأتي الصيانة: تحديث برامج الأجهزة، وتنظيف حساسات البصمة وكاميرات الوجه في المواقع المغبرة، وحذف من يغادر العمل من النظام فور مغادرته. وتختلف أسعار عقود الصيانة في السوق بحسب عدد الأبواب والأجهزة التي يغطيها العقد، وعدد المرات التي يزور فيها الفني الموقع.
ولا تنس النمو أيضًا. فالجهاز الذي يتسع لموظفين أكثر، ووحدة التحكم التي تتسع لأبواب إضافية، يكلفان أكثر قليلًا اليوم، ويوفران عليك استبدالهما حين تكبر الشركة.
الأسئلة التي تكشف ما يغفله عرض السعر
قبل أن تطلب عروض أسعار من الشركات، اكتب المعلومات التي يبنى عليها السعر: عدد الموظفين والمداخل والأبواب، وأي الأبواب يجب أن تقفل وأيها يكفيه أن يحسب الحضور، ومادة كل باب، والأبواب التي تقع على مسار هروب، وعدد الفروع، ونظام الرواتب أو الموارد البشرية الذي يجب أن تصل إليه بيانات الحضور. ثم اطلب من كل شركة أن تسعر القائمة نفسها بعد أن تعاين الأبواب بنفسها.
ثم قارن بين الإجابات. أي جهاز يضعه العرض عند كل مدخل، وكم شخصًا يتسع له؟ وأي قفل يضعه على كل باب، وهل يشمل السعر وسيلة الخروج وحساس الباب والبطارية الاحتياطية والربط بإنذار الحريق؟ وهل يأتي البرنامج مع الأجهزة، أم تشتريه مرة واحدة، أم تدفع له اشتراكًا، وكم سيكلف في السنة الثانية؟ ومن يحفظ بصمات الموظفين، وبأي صيغة تصل بيانات الحضور إلى نظام الرواتب؟ وكم يستمر الضمان على الأجهزة والتركيب، وكيف تحسب الشركة سعر الصيانة؟
ولا نسعر نحن إلا بعد هذه الخطوات: نعاين الأبواب ونحسب عدد الموظفين أولًا، ثم نعطي المشروع سعرًا ثابتًا قبل تركيب أي قفل.