تكلفة عقد صيانة الكمبيوتر والشبكات في الإمارات: كيف يحسب سعر كل بند

يسعر المزودون عقد صيانة أجهزة الكمبيوتر والشبكات بإحدى ثلاث طرق. وأكثرها انتشارًا أن يحدد المزود سعرًا سنويًا لكل جهاز، من الكمبيوتر والطابعة إلى السويتش والسيرفر، ثم يجمع هذه الأسعار في العرض. ويحسب بعضهم السعر على عدد المستخدمين، وهذا يناسب مكتبًا يعمل كل موظف فيه على لابتوب وجوال وتطبيقات سحابية. ويحدد آخرون رسمًا واحدًا للموقع كله، بعد زيارة يرون فيها ما عندك.

وأيًا كانت طريقة الحساب، فخمسة أمور هي التي ترفع السعر أو تخفضه: الأجهزة المدرجة في القائمة، وهل يشمل العقد قطع الغيار، وعدد الزيارات، وسرعة الاستجابة المطلوبة، وما يقع خارج العقد. وكل أمر منها تستطيع أن تقرره عن قصد. أما العرض الذي يسكت عن أحدها فيؤجل الحسم فيه إلى ما بعد التوقيع.

ويختلف عقد الصيانة عن الدعم الفني المدار. فالعقد يغطي أساسًا الإصلاح حين يتعطل شيء، مع زيارات وقائية قليلة في السنة. أما الدعم المدار فيضيف المراقبة المستمرة والحماية ودعم المستخدمين، ويكلف أكثر لأنه يقدم أكثر. ويتناول هذا المقال سعر عقد الصيانة، ويشرح دليل آخر الفرق بين العقدين.

ذات صلة:عقد الصيانة السنوي AMC أم الدعم الفني المدار لشركات الإمارات؟

يقوم السعر على قائمة الأجهزة، ولذلك يفيدك أن تجهزها بنفسك قبل أن تطلب العروض. اكتب فيها أجهزة الكمبيوتر المكتبية واللابتوبات، والطابعات والماسحات الضوئية، ثم أجهزة الشبكة: الراوتر والسويتشات ونقاط الواي فاي وجهاز الحماية (Firewall). وأضف إليها السيرفر، ووحدة التخزين الشبكية (NAS)، وجهاز UPS الذي يحافظ على تشغيلهما حين تنقطع الكهرباء لوقت قصير. واكتب أيضًا كل ما تريد أن يغطيه العقد غير ذلك، مثل هواتف IP أو جهاز تسجيل الكاميرات، مع مكان كل جهاز.

ولا تتساوى الأجهزة في كلفة تغطيتها. فالسيرفر يكلف أكثر بكثير من الكمبيوتر، لأن عمل الشركة يعتمد عليه أكثر. وتحتاج تحديثاته ونسخه الاحتياطية وأقراصه إلى فحص منتظم، وإذا تعطل توقف الجميع معًا. وتأتي أجهزة الشبكة في الوسط، فسويتش واحد يتعطل قد يفصل طابقًا كاملًا عن الشبكة. أما الطابعات فتكلف أكثر مما يوحي حجمها، لأن أجزاءها المتحركة تبلى مع الاستعمال.

ويؤثر عمر الجهاز في السعر أيضًا. فتكلف تغطية جهاز ما زال في ضمان الشركة المصنعة أقل من تغطية جهاز انتهى ضمانه، خاصة حين يشمل العقد قطع الغيار. ويستثني بعض المزودين الأجهزة التي تجاوزت عمرًا معينًا، أو يرفعون سعر تغطيتها. فاكتب عمر كل جهاز وحالة ضمانه في القائمة، وستكشف لك القائمة أيضًا ما يحسن استبداله قبل بدء العقد.

ذات صلة:اختيار سيرفر للشركات الصغيرة في الإمارات

يحرك الاختيار بين العقد الشامل وغير الشامل السعر أكثر من أي قرار آخر. فعقد الصيانة غير الشامل يغطي العمل وحده: يحدد المزود العطل ويستبدل القطعة، وتدفع أنت ثمنها بعرض سعر منفصل. أما عقد صيانة شامل قطع الغيار فيغطي القطع أيضًا، فلا تدفع شيئًا إضافيًا حين يتعطل قرص صلب أو وحدة طاقة أو لوحة مفاتيح، في حدود ما ينص عليه العقد. ولأن ثمن القطع التالفة يقع على المزود، يرتفع سعر العقد الشامل بوضوح.

وتحدد هذه الحدود قيمة التغطية الشاملة. فأغلب العقود تستثني المستهلكات، مثل الحبر وبطاريات UPS. وتستثني كذلك التلف الناتج عن السقوط أو السوائل أو ارتفاع الكهرباء المفاجئ، وتستثني البرامج. وكثير منها يحدد سقفًا لقيمة القطع لكل جهاز أو لكل سنة. فاقرأ قائمة الاستثناءات قبل أن تقارن عرضًا شاملًا بعرض غير شامل.

ويعتمد الاختيار المناسب على عمر أجهزتك. فالأجهزة الجديدة التي ما زالت في فترة الضمان تغطي الشركة المصنعة قطعها أصلًا، ولذلك يجنبك العقد غير الشامل أن تدفع مرتين للشيء نفسه. أما الأجهزة الأقدم التي انتهى ضمانها فهي التي يستحق معها العقد الشامل سعره، لأن أعطال القطع تتكرر فيها أكثر. ويمكن أن يجمع العقد الواحد بين النوعين: تغطية شاملة للسيرفر والشبكة، والعمل وحده لأجهزة الكمبيوتر.

ذات صلة:لابتوب للأعمال أم للمنزل

يحدد عقد الصيانة عدد المرات التي يأتي فيها المزود للعمل الوقائي: التنظيف، والتحديثات، وفحص النسخ الاحتياطية، واستبدال القطع التي بليت. وتكلف الزيارة كل ثلاثة أشهر أقل من الزيارة الشهرية. ويحسن أن تنتهي كل زيارة بتقرير قصير يذكر ما فحصه المهندس وما يحتاج إلى متابعة. وتفيد الزيارات الوقائية السيرفر وأجهزة الشبكة والطابعات أكثر من غيرها.

ويأتي بعد ذلك نظام بلاغات الأعطال. فبعض العقود تسمح بعدد مفتوح من البلاغات، وبعضها يحدد عددًا في السنة ويحاسب على ما زاد بسعر متفق عليه. ويبدأ التعامل مع أغلب الأعطال اليوم بالدعم عن بعد، إذ يتصل المهندس بالكمبيوتر عبر الإنترنت. والعمل عن بعد يكلف المزود أقل من الانتقال إليك، فالعقد الذي يبدأ بمعالجة العطل عن بعد يأتي سعره عادة أقل.

وترفع سرعة الاستجابة السعر كذلك. فهدف الاستجابة الأسرع يعني أن يخصص المزود مهندسين جاهزين للمجيء إليك، ولذلك يكلف أكثر. وتكلف التغطية خارج وقت الدوام، في المساء أو في عطلة نهاية الأسبوع، أكثر من ذلك أيضًا. فحدد كل هدف بحسب ما يوقف عملك، لا بحسب ما يبدو مطمئنًا على الورق: هدف سريع للسيرفر والشبكة، وهدف عادي لكمبيوتر واحد.

ويزيد كل موقع إضافي السعر. فالفرع الثاني في إمارة أخرى يضيف وقت السفر إلى كل زيارة، ولهذا يسعر عادة موقعًا مستقلًا.

يترك العرض الأرخص في الغالب خارج العقد أكثر مما يتركه غيره. فإضافة لابتوب أو مستخدم جديد، ونقل المكتب، وتمديد كابلات شبكة جديدة، وشراء البرامج، كلها تسعر عادة أعمالًا مستقلة. وتسعر بالطريقة نفسها استعادة البيانات من قرص تالف، والإصلاح بعد تلف الجهاز. ولا يعيب ذلك العرض في شيء. لكن المشكلة تبدأ حين يغيب الحد الواضح، لأن كل عطل يتحول عندها إلى جدال: هل يغطيه العقد أم لا؟

وانتبه إلى الخدمات التي تقع على هذا الحد. ففحص النسخ الاحتياطية، وتحديث أنظمة الحماية، وتجديد برنامج مكافحة الفيروسات، وإدارة حسابات البريد، قد يشملها عقد صيانة ويحاسب عليها عقد آخر عند كل طلب. فاسأل عن كل خدمة منها بالاسم. ويستحق النسخ الاحتياطي أدق نظرة: يجب أن يذكر العقد من يتأكد أن النسخ تعمل، وأن استعادة الملفات منها ممكنة فعلًا.

ثم انظر كيف يحاسب المزود على الأعمال الإضافية. فقد يأتي الرسم السنوي المنخفض مع سعر مرتفع للبلاغات الإضافية، أو قطع غيار بهامش ربح كبير، أو رسوم انتقال مع كل زيارة. وقد يكلفك ذلك في السنة أكثر من رسم أعلى يشمل هذه كلها. فاطلب سعر العمل الإضافي وشروط القطع والانتقال مكتوبة بجانب الرسم.

ذات صلة:النسخ الاحتياطي للبيانات في شركات الإمارات

تصير العروض قابلة للمقارنة حين يسعر كل مزود الشيء نفسه. فأرسل إلى كل مزود قائمة الأجهزة نفسها، مع عمر كل جهاز وضمانه، والمتطلبات نفسها. واذكر هل تريد عقدًا شاملًا قطع الغيار، وكم زيارة وقائية تحتاج، وما شروط البلاغات التي تناسبك، وما أهداف الاستجابة التي تريدها. ثم اطلب من كل مزود أن يذكر ما يستثنيه عقد الصيانة.

ورتب الإجابات جنبًا إلى جنب، وقارن كل بند بما يقابله في العروض الأخرى. ثم قارن تكلفة السنة كاملة، لا الرسم المعلن وحده. ففي العقد غير الشامل، أضف ثمن القطع التي ستشتريها بحسب ما تعطل في السنة الماضية، وثمن البلاغات الإضافية التي قد تحتاجها. وتأكد من مدة الإشعار قبل إنهاء العقد، ومما يحدث للرسم حين تضيف أجهزة خلال السنة.

وانظر أيضًا كيف يتعرف كل مزود على شبكتك. فالمزود الذي يطلب زيارة قبل أن يسعر، ويريد أن يرى غرفة السيرفر والشبكة، يسعر ما هو موجود فعلًا. أما العرض الذي يصلك بعد مكالمة هاتفية واحدة فيبنى على التخمين، وكثيرًا ما يصحح هذا التخمين لاحقًا عبر الأعمال الإضافية.

يحل عقد الصيانة محل تكلفتين: ثمن كل إصلاح حين يقع، ووقت العمل الذي يخسره موظفوك بسبب الأعطال. فقارن سعره بما كلفتك أعطال التقنية في الأشهر الاثني عشر الماضية. واحسب كل فاتورة إصلاح، وكل قطعة اشتريتها على عجل، والوقت الذي قضاه الموظفون في انتظار الحل.

في مكتب فيه أجهزة كمبيوتر قليلة وطابعة وبريد سحابي، قد يكلفك الدفع عند كل إصلاح أقل من العقد. ويميل الميزان مع نمو المكتب: أجهزة أكثر، وسيرفر، وملفات مشتركة، وشبكة يعتمد عليها الجميع. وعند هذه النقطة قد يكلف توقف طويل واحد أكثر من سنة كاملة من عقد الصيانة، وتكشف الزيارات المجدولة الأعطال قبل أن توقف العمل.

ويحدد النمو أيضًا العقد المناسب. فحين تدير الشركة عدة فروع، أو تحفظ بيانات عملاء، أو لا تستطيع العمل يومًا بلا أنظمتها، يصير العقد الذي ينتظر الأعطال أصغر من حاجتها. ويصبح الدعم المدار، الذي يراقب الأنظمة ويحميها باستمرار، الخيار الأنسب لها. ولا يلزمها ذلك بتغيير المزود، فكثير من الشركات التي تبيع عقود الصيانة تقدم الدعم المدار أيضًا.

نبدأ بالنظر إلى مكتبك، بزيارة أو عن بعد: الأجهزة، والشبكة، وغرفة السيرفر، وما لا يحتمل عملك توقفه. ومن ذلك نبني معك قائمة الأجهزة. ونتفق على الأجهزة التي تحتاج إلى تغطية القطع، وعدد زياراتنا، وسرعة الاستجابة لكل نوع من الأعطال.

ثم نحسب الرسم على أساس هذه القائمة وعدد مستخدميك ومواقعك. ونكتبه في العقد قبل أن يبدأ، مع كل ما يغطيه وما يسعر وحده. وحين تضيف أجهزة أو فرعًا خلال السنة، نكتب القائمة والرسم الجديدين في العقد، فيبقى عقد الصيانة مطابقًا لمكتبك.

ذات صلة:الدعم الفني وعقود الصيانة