تجهيز IT لمكتب جديد في الإمارات: ما تحتاجه قبل انتقال فريقك إليه

انظر إلى المكان بعين تقنية المعلومات قبل أن تلتزم به. واسأل كيف يصل الإنترنت إلى المبنى وإلى طابقك: أي المزودين يخدمون المبنى، وهل تصل الألياف الضوئية (فايبر) إلى الطابق، وكم يستغرق تركيب خط جديد فيه عادة. فالمبنى الذي لا يصل فيه خط إلى طابقك قد يتركك تنتظر بعد انتقالك إليه.

وافحص ما في المكان أصلًا. فالمكتب الذي سبق تجهيزه قد يحوي نقاط شبكة وكابينة (Rack) ومسارات كابلات يمكنك استخدامها من جديد، بعد فحصها وترقيمها. وانتبه إلى مقابس الكهرباء، وإلى أي غرفة يمكن أن تستقبل كابينة الشبكة مع كهرباء وتبريد. وافحص كذلك إشارة الجوال في الداخل، فالزجاج العاكس والطوابق السفلية تضعفها.

ثم اسأل إدارة المبنى عن طريقة عمل المقاولين فيه. واعرف أي المسارات يمكنك أن تمرر فيها الكابلات بين الطوابق أو إلى السطح، ومتى يسمح بالعمل، وما الذي تطلبه الإدارة قبل فتح السقف. فمعرفة ذلك مبكرًا تمنع أعمال تقنية المعلومات في المكتب الجديد من تأخير التجهيز الداخلي.

يتأخر خط الإنترنت في الغالب أكثر من أي شيء آخر في المكتب الجديد، فاطلبه فور توقيع عقد الإيجار. واتفق على مكان دخول الخط إلى المكتب، واجعله يصل إلى مكان كابينة الشبكة لا إلى مكتب الاستقبال. واطلب عنوان IP ثابتًا إذا كنت ستتصل بالشبكة من الخارج، أو تربط مكتبين عبر VPN، أو تشاهد الكاميرات عن بعد.

وجهز اتصالًا ثانيًا يسلك طريقًا مختلفًا، مثل خط من مزود آخر أو راوتر 4G أو 5G. ويستطيع جهاز Firewall أن ينتقل إليه وحده حين يتعطل الخط الرئيسي، فلا يوقف كابل مقطوع في الشارع عمل المكتب. واختر سرعة الخط الرئيسي على أساس أشد لحظات اليوم ازدحامًا، حين تجتمع مكالمات الفيديو والملفات السحابية والنسخ الاحتياطي.

وإذا اقترب موعد الانتقال ولم يجهز الخط بعد، فراوتر 4G أو 5G يكفي مكتبًا صغيرًا مدة قصيرة. فاعتبره حلًا مؤقتًا، واترك خط المكتب القديم يعمل حتى تختبر الجديد.

واسأل المزود عن الجهاز الذي سيتركه في مكتبك، وأين يحتاج إلى كهرباء. فالراوتر أو جهاز الألياف التابع له يأخذ مكانه عادة في كابينة الشبكة، ويتصل خلفه جهاز Firewall الخاص بك.

تكلف التمديدات قليلًا أثناء التجهيز الداخلي، وكثيرًا بعده. فقبل أن يغلق السقف والقواطع، حدد كل نقطة شبكة على مخطط المكتب: نقطتين لكل طاولة عمل، ونقطة لكل طابعة ولكل شاشة في غرف الاجتماعات، ونقاطًا في السقف لأجهزة الواي فاي والكاميرات. وأضف نقاطًا احتياطية في كل جزء من المكتب، فتحريك الطاولات لاحقًا أسهل من سحب كابل جديد.

واختر كابل Cat6A لتمديدات المكتب الجديد، فهو يترك مجالًا لنقاط واي فاي أسرع وللكاميرات التي تأخذ الكهرباء من الكابل نفسه. أما الألياف الضوئية فتستخدم للمسافات الطويلة بين الطوابق أو المباني.

وتعود الكابلات كلها إلى مكان واحد: كابينة شبكة أو غرفة سيرفرات صغيرة. فاجعل لها خط كهرباء مستقلًا، وجهاز UPS، وتبريدًا يكفي صيف الإمارات، وأبعدها عن المخازن والمطابخ. وقد يكفي المكتب الصغير كابينة على الحائط، أما المكتب الذي فيه سيرفر فيحتاج إلى غرفة مجهزة له.

واطلب أن ترقم الكابلات وتفحص وترسم على مخطط تحصل عليه في النهاية. فهذا المخطط هو ما سيحتاجه المهندس التالي حين تتحرك الطاولات أو يتعطل كابل.

ذات صلة:تمديدات الشبكات لمكاتب الإماراتغرفة السيرفرات في الإمارات

يقوم تأسيس الشبكة الداخلية في المكتب الجديد على أجهزة قليلة: جهاز Firewall بين الإنترنت والمكتب، وسويتشات تربط نقاط الشبكة، ونقاط واي فاي (Access Points). واختر سويتشات تدعم PoE، وهي تغذي الهواتف ونقاط الواي فاي والكاميرات بالكهرباء عبر كابل الشبكة، فلا يحتاج أي منها إلى مقبس خاص.

واعتمد في تصميم الواي فاي على مخطط المكتب، لا على وعود علبة الراوتر. فنقاط الواي فاي في السقف، كل منها على كابل خاص، تغطي المكتب أفضل بكثير من راوتر واحد في الزاوية. ويعتمد عددها على الجدران والزجاج وعدد الموظفين في كل جزء.

واضبط جهاز Firewall قبل أن يتصل به أحد: تحديثات حديثة، وكلمة مرور قوية للمدير، ودخول عن بعد عبر VPN، وقواعد تمنع ما لا يستخدمه العمل. وشراء أجهزة الشبكة مرة واحدة للمكتب الجديد قد يكلف أقل من نقل أجهزة قديمة توقفت تحديثاتها.

واجعل للشبكة أجزاء منفصلة: جزء للموظفين، وجزء للضيوف والشاشات، وجزء للهواتف، وجزء للكاميرات وأجهزة التحكم في الأبواب. فإذا تعطل جهاز أو اخترق في جزء منها، بقي أثره بعيدًا عن الأجزاء الأخرى، ويمكنك أن تعطي كل جزء الأولوية التي يحتاجها.

ذات صلة:شبكة واي فاي للمكاتب في الإماراتجهاز Firewall للشركات الصغيرة في الإمارات

إذا كان المكتب سيستخدم هواتف IP، فجهز نقطة شبكة ومنفذ PoE لكل هاتف مكتبي، أو قرر مبكرًا أن تستخدم تطبيقات الاتصال على اللابتوب والجوال بدلًا منها. ويمكن غالبًا أن تنتقل أرقامك معك، لكن تأكد من ذلك مع المزود قبل إلغاء الخط القديم.

ويسهل تركيب كاميرات المراقبة وأنظمة الدخول في المكتب الجديد أثناء التجهيز الداخلي، ما دام السقف مفتوحًا والكابلات تمر فيه بسهولة إلى الأبواب والممرات. فاتفق على مكان كل كاميرا وكل قارئ كروت، ومكان جهاز التسجيل (NVR)، وهو عادة في كابينة الشبكة. واسأل كيف يرتبط نظام الأبواب بإنذار الحريق، لتفتح الأبواب تلقائيًا في الطوارئ.

واجمع هذه الأنظمة كلها في خطة واحدة مع الشبكة. فالهواتف والكاميرات وأنظمة الدخول تشترك في الكابلات والسويتشات والكابينة نفسها. وإذا جهزت كل نظام منها وحده، وجدت ثلاثة مقاولين يسحبون الكابلات في السقف نفسه.

وجهز كل غرفة اجتماعات على حدة: نقطة شبكة وكهرباء خلف الشاشة، وكاميرا وميكروفون لمكالمات الفيديو، وطريقة سهلة لعرض شاشة اللابتوب بكابل أو لاسلكيًا. واختبر مكالمة من كل غرفة قبل أول زيارة لعميل.

ذات صلة:دليل عملي إلى أنظمة الهواتف VoIP لشركات الإماراتكارت أم بصمة أم وجه؟ نظام الحضور والدخول في الإمارات

اضبط إعدادات كل لابتوب قبل توزيعه على الموظفين: إعداد واحد لكل الأجهزة، وتحديثات الحماية، والتشفير، ومكافحة الفيروسات، والتطبيقات التي يستخدمها الفريق. ويوفر عليك لابتوب الأعمال الذي يسري ضمانه في الإمارات متاعب كثيرة لاحقًا. واربط الطابعات والماسحات الضوئية بالشبكة، واجعل المسح الضوئي يصل مباشرة إلى البريد أو إلى مجلد مشترك.

وتحتاج الحسابات إلى عناية الأجهزة نفسها. فأنشئ لكل موظف بريده وصلاحياته على الملفات المشتركة، واجعل الدخول يحتاج إلى التحقق بخطوتين، وحدد من يفتح كل مجلد. وإذا كانت الشركة نفسها جديدة، فاحجز نطاقها (Domain) وجهز البريد الرسمي قبل طباعة بطاقات العمل والأوراق الرسمية.

وحدد أين ستحفظ الملفات المشتركة. فالتخزين السحابي يناسب فريقًا يعمل من أي مكان، أما السيرفر أو جهاز NAS في المكتب فيناسب الملفات الكبيرة وخط الإنترنت البطيء.

وقرر طريقة النسخ الاحتياطي قبل أن تتراكم البيانات. فالملفات السحابية تحتاج إلى نسخة احتياطية خاصة بها، والسيرفر أو جهاز NAS يحتاج إلى نسخ تحفظ بعيدًا عن المكتب. والمكتب الجديد فرصة لتكتب كل حساب وكلمة مرور واشتراك تملكه الشركة في مكان واحد تتحكم فيه.

ذات صلة:لابتوب للأعمال أم للمنزلالنسخ الاحتياطي للبيانات في شركات الإمارات

يضيف نقل المكتب مهمة ثانية: إغلاق الموقع القديم دون أن تخسر شيئًا. فاكتب قائمة بكل جهاز ومكانه الجديد، واكتب على كل جهاز وكابلاته رقمًا يدل على مكانه، وخذ نسخة احتياطية كاملة من السيرفر والملفات المشتركة قبل فصل أي جهاز.

وانتقل في عطلة نهاية الأسبوع أو بعد الدوام إن أمكن، وانقل الشبكة أولًا. فيجب أن يعمل جهاز Firewall والسويتشات والواي فاي في المكتب الجديد، وأن تختبرها، قبل وصول الطاولات، ثم ينتقل السيرفر والهواتف. واترك خط الإنترنت القديم وأرقام الهاتف تعمل حتى تختبر الجديدة، ثم ألغها. وبعد الانتقال، اختبر السيرفر والملفات المشتركة والطابعات والهواتف قبل أن يبدأ أحد عمله في الصباح الأول.

وانتهز الانتقال لتتخلص مما لم تعد تحتاجه. فلا تنقل معك السويتشات القديمة، ولا الطابعة التي لا يستخدمها أحد، ولا الكابلات الممدودة تحت السجاد. ومسح بيانات الأجهزة القديمة كما ينبغي قبل إعادة تدويرها يحمي ما بقي عليها من معلومات.

قبل وصول الفريق، اختبر كل شيء كما سيستخدمه الموظف. فافحص كل نقطة شبكة والواي فاي في كل غرفة، واطبع وامسح، واتصل وتلق المكالمات على الهواتف. وتأكد أن الكاميرات تحفظ التسجيل، وأن الأبواب تفتح بالكارت، وأن الخط الاحتياطي يعمل حين تفصل الخط الرئيسي. وعالج النواقص قبل أول يوم عمل، لا أثناءه.

ثم اطلب هذه الأوراق واحفظها: مخطط المكتب بنقاط مرقمة، ومخطط الشبكة، وكلمات المرور في مكان آمن، وقائمة الأجهزة مع ضمانها. فهذه الأوراق تسرع أي تغيير قادم، أو انتقالك إلى مزود آخر.

وحين نتولى تجهيز IT لمكتب جديد، نبدأ من مخطط المكتب وزيارة للمكان، ويفضل أن نصل قبل أن يغلق مقاول التجهيز السقف. ونجهز معك خطة التمديدات والشبكة والواي فاي والهواتف والكاميرات والأجهزة، ونرتب العمل حول التجهيز الداخلي وموعد الانتقال. ثم نقدم سعرًا ثابتًا واحدًا لهذا النطاق قبل بدء العمل.

ذات صلة:الشبكات والبنية التحتية