تكاليف استشارات تقنية المعلومات في الإمارات: ماذا تشتري حين تدفع

تأتي استشارات تقنية المعلومات قبل أن تنفق الشركة مالها على التقنية، لتبين لها ما يستحق الإنفاق. ويتصدر تقييم الأنظمة أعمالها: يراجع المستشار ما تملكه الشركة، وما يعمل جيدًا، وما يعرضها للخطر. وتدور استشارات أخرى حول قرار واحد، مثل نقل الملفات والبريد إلى السحابة، أو اختيار نظام ERP، أو تجهيز مكتب جديد. وتستعين بعض الشركات بمستشار تقنية المعلومات طوال السنة، يساعدها في ميزانية التقنية ويراجع عروض الموردين.

وأيًا كان نوع الاستشارة، فأنت تدفع مقابل ثلاثة أشياء. فتدفع أولًا مقابل وقت خبير رأى أنظمة كثيرة، ويعرف أين تتعطل عادة. وتدفع ثانيًا مقابل طريقة العمل: جرد الأجهزة، ومقابلة الموظفين، والفحوص التقنية التي تحول الآراء إلى نتائج موثقة. وتدفع ثالثًا مقابل النتيجة المكتوبة، أي التقرير أو الخطة، وهي ما يبقى معك وتعمل به بعد أن يغادر المستشار.

وتنفصل الاستشارة عادة في سعرها عن الأعمال التي توصي بها. فتركيب جهاز Firewall، أو نقل حسابات البريد، أو تمديد كابلات المكتب، أعمال تنفيذ يحتاج كل منها إلى عرض سعر مستقل. وتقدم بعض الشركات الأمرين معًا، فلا تحتاج إلى البحث عن جهة أخرى للتنفيذ. لكن يجب أن تظهر الاستشارة والتنفيذ في بندين منفصلين، لتعرف تكلفة كل منهما.

تعتمد الشركات في الإمارات واحدة من ثلاث طرق لتسعير استشارات تقنية المعلومات. وأبسطها أن تدفع سعرًا بالساعة أو باليوم. ويناسب ذلك سؤالًا مفتوحًا، أو مراجعة قصيرة، أو رأيًا ثانيًا في عرض سعر، حين لا يعرف أحد مسبقًا كم سيستغرق الوصول إلى الإجابة. لكن الإجمالي يبقى مفتوحًا، فاطلب تقديرًا للتكلفة وسقفًا لها قبل أن يبدأ العمل.

وفي الطريقة الثانية يحدد المستشار سعرًا ثابتًا لعمل معروف النطاق. فتقييم الأنظمة، أو رسم خارطة طريق، أو اختيار نظام جديد، أعمال تستطيع أن تحدد نطاقها مسبقًا: المجالات التي يراجعها المستشار، والمواقع التي يزورها، والوثائق التي تستلمها منه. ثم يسعر المستشار هذا النطاق برقم واحد، فتعرف التكلفة قبل أن توافق. وإذا أضفت شيئًا لاحقًا، مثل فرع ثان، أضاف المستشار سعره إلى العرض بوصفه تعديلًا على النطاق.

وفي الطريقة الثالثة تدفع اشتراكًا كل شهر، لتحصل على رأي المستشار باستمرار. ويغطي الاشتراك عادة جزءًا محددًا من وقت المستشار، أو قائمة محددة من المهام، مثل مراجعة شهرية، والتخطيط للميزانية، والتعامل مع الموردين. ويعمل المستشار في هذا الدور مديرًا خارجيًا للتقنية، ويسميه بعضهم vCIO، في شركة ليس لديها مدير تقنية خاص بها.

وليست أي طريقة منها أرخص بطبيعتها. فالسعر بالساعة يناسب السؤال الضيق، ويكلف كثيرًا في العمل الواسع. والسعر الثابت يحميك من تجاوز التكلفة، ما دام النطاق مكتوبًا بوضوح. أما الاشتراك فلا يستحق سعره إلا حين تستعين بالمستشار كل شهر.

يحدد حجم الشركة أساس السعر. فكلما زاد عدد المستخدمين والأجهزة والمواقع، زاد ما يجب جرده، وعدد من يقابلهم المستشار، والأماكن التي يزورها. ومراجعة شركة لها مكتب واحد فيه عشرون جهازًا تحتاج إلى عمل أقل بكثير من مراجعة شركة لها ثلاثة فروع، وغرفة سيرفرات، وموظفون يعملون من بيوتهم.

ثم يأتي اتساع النطاق، أي المجالات التي يشملها. فمراجعة الشبكة وحدها تكلف أقل من مراجعة تشمل أيضًا السيرفرات، والنسخ الاحتياطي، والخدمات السحابية، والحماية، والهاتف، والبرامج التي تستخدمها كل إدارة. ويضيف كل مجال فحوصه الخاصة وجزءه الخاص في التقرير. فاحصر النطاق في القرار الذي تحتاج إلى اتخاذه، واترك الباقي لوقت لاحق.

ويؤثر عمق المراجعة في السعر كما يؤثر اتساعها. فالاستبيان والمراجعة عن بعد يكلفان أقل من زيارة كل موقع، ومقابلة كل فريق، وفحص الشبكة بأدوات تقنية. وتؤثر أيضًا حالة سجلاتك. فإذا لم يحتفظ أحد بقائمة للأجهزة والحسابات والاشتراكات، فعلى المستشار أن يبني هذه القائمة قبل أن يقدم أي نصيحة.

ويحرك السعر أيضًا ما تستلمه عند انتهاء العمل. فالقائمة القصيرة بالنتائج تكلف أقل من تقرير كامل معه خطة بتكاليفها التقريبية، ويرتفع السعر أكثر إذا طلبت عرض التقرير على الإدارة. ويرفع الموعد النهائي التكلفة حين يضغط العمل في أيام أقل، كما يحدث قبل نقل المكتب، أو قبل مراجعة أمنية يطلبها أحد عملائك.

تبدأ أغلب استشارات تقنية المعلومات بتقييم الأنظمة، لأن كل قرار بعده يعتمد عليه. ويستطيع المستشار أن يعطيك سعرًا ثابتًا له حين يعرف حجم الشركة والمجالات المطلوبة. ويضم التقييم المعتاد قائمة بالأجهزة مع عمرها وضمانها، والبرامج والاشتراكات السحابية، والشبكة والواي فاي. ويفحص أيضًا السيرفرات ووحدات التخزين، وجهاز Firewall، وحالة التحديثات.

وتحتاج الحماية والنسخ الاحتياطي إلى فحص أدق من غيرهما. فعلى المستشار أن يعرف من يملك صلاحيات المدير على الأنظمة، وهل يستخدم الموظفون التحقق بخطوتين عند الدخول إلى حساباتهم، وهل بقيت حسابات لموظفين غادروا الشركة. أما النسخ الاحتياطي، فالتقييم الجيد لا يكتفي بالتأكد من وجود النسخ، بل يستعيد منها ملفًا، لأن النسخة التي لا تستعاد منها البيانات تكلفك ولا تحميك.

والتقرير هو ما تدفع مقابله، فاسأل عما سيحتويه قبل أن توافق. ويجب أن يرتب النتائج بحسب الخطر وأثرها على العمل، لا بحسب ترتيب اكتشافها. ويجب أن يذكر لكل نتيجة ما يجب فعله، وحجم الجهد التقريبي، وما يمكن تأجيله. ويحسن أيضًا أن يفصل الإصلاحات السريعة عن المشاريع التي تحتاج إلى ميزانية.

واحذر التقرير الذي ينتهي بقائمة مشتريات من علامة تجارية واحدة. فالخطة التي يستطيع أي مزود تنفيذها تبقى نصيحة، أما الخطة التي لا ينفذها إلا موزع واحد فهي عرض مبيعات تحت عنوان آخر.

ذات صلة:حماية شركتك من الهجمات الإلكترونيةالنسخ الاحتياطي للبيانات في شركات الإمارات

تدور استشارات تقنية المعلومات الخاصة بالمشاريع حول قرار واحد، وحول ما تحتاج إليه لتتخذه. وتتكرر هذه الحالات أكثر من غيرها: نقل البريد والملفات إلى السحابة، واستبدال سيرفر قديم، واختيار نظام ERP أو برنامج محاسبة، وتجهيز مكتب جديد. وفي كل حالة يساعدك المستشار على أن تقرر ماذا تشتري وكيف تنفذه، قبل أن يبدأ الإنفاق. أما المشاريع الأكبر التي يسميها كثيرون التحول الرقمي، فتتكون عادة من سلسلة من هذه القرارات، ولكل مرحلة منها سعرها الخاص.

ويذكر النطاق الواضح للمشروع القرار المطلوب، والخيارات التي ستقارن بينها، والوثائق التي ستستلمها. وتشمل هذه الوثائق عادة متطلبات مكتوبة، ومقارنة بين خيارين أو ثلاثة، وتوصية، وخطة للتنفيذ. وتستحق المتطلبات المكتوبة ثمنها وحدها، لأنها تتيح لك أن ترسل إلى الموردين الوصف نفسه، فتصطف عروضهم بندًا بجانب بند.

ويساعدك بعض المستشارين بعد ذلك في مراجعة العروض، ومتابعة التنفيذ خطوة بخطوة. وتسعر الشركات هذه المتابعة مرحلة مستقلة، وغالبًا باليوم. وهي تكلف أقل من إصلاح نظام سيئ التنفيذ، وتمنح المورد شخصًا واحدًا يعرف التفاصيل ويحاسبه عليها.

وإذا كانت شركة الاستشارات تبيع التنفيذ أيضًا، فاطلب الاستشارة وعرض التنفيذ في وثيقتين منفصلتين. وعندها تستطيع أن تعرض الخطة على مزودين آخرين وتقارن.

ذات صلة:اختيار سيرفر للشركات الصغيرة في الإماراتما هو نظام ERP، ومتى يحل محل برنامج المحاسبة في شركة تكبرتجهيز IT لمكتب جديد في الإمارات

تحتاج الشركة التي تنمو بلا مدير تقنية، عاجلًا أو آجلًا، إلى من يتولى قراراتها التقنية. وتجد أمامها ثلاثة حلول شائعة: أن توظف مدير IT بدوام كامل، أو أن تتعاقد باشتراك مع شركة استشارات تقنية المعلومات، أو أن تعهد بإدارة التقنية اليومية إلى مزود دعم مدار. ويختلف كل حل في طريقة دفعه وفي نوع العمل الذي يغطيه.

فمدير IT المتفرغ يعرف الشركة من الداخل، ويحضر كل يوم. لكن تكلفته لا تقف عند الراتب، فهي تشمل التأشيرة والتأمين والتدريب، ومن يغطي مكانه حين يأخذ إجازته. ونادرًا ما يعرف شخص واحد الشبكات والحماية والسحابة والبرامج بالمستوى نفسه.

أما الاشتراك مع مستشار فيشتري لك جزءًا من وقت خبير متمرس. ويناسب عمل التخطيط: ميزانية التقنية السنوية، وخارطة الطريق، ومراجعة عروض الموردين، ومتابعة منتظمة للتأكد من أن الخطة تسير كما ينبغي. لكنه لا يتولى إصلاح طابعة ولا استعادة كلمة مرور، ولذلك يعمل أفضل إلى جانب من يتولى الدعم اليومي.

ويغطي الدعم المدار هذا العمل اليومي، مع المراقبة والحماية. وتجمع شركات كثيرة بين الاثنين: مزود دعم مدار للتشغيل، واستشارات تقنية المعلومات للقرارات الأكبر. ويشرح دليل آخر الفرق بين عقود الصيانة والدعم المدار.

ذات صلة:عقد الصيانة السنوي AMC أم الدعم الفني المدار لشركات الإمارات؟

حتى تقارن العروض، يجب أن تجيب كل شركة عن الطلب نفسه. فاكتب القرار الذي تحتاج إلى اتخاذه، واشرح وضعك الحالي: عدد المستخدمين والأجهزة والمواقع، والأنظمة التي تعمل عليها، وأي موعد نهائي. واذكر المجالات التي تريد مراجعتها، وما تنتظر أن تستلمه في النهاية. ثم أرسل هذا الطلب إلى كل شركة.

واقرأ الردود لتعرف النطاق قبل السعر. فانظر ما ستراجعه كل شركة وما تتركه، وهل ستزور مواقعك، ومن ستقابل من موظفيك. واسأل من سينفذ العمل وما خبرته، فالشخص الذي يبيعك المشروع ليس دائمًا من ينفذه. واطلب أيضًا نموذج تقرير بلا أسماء العملاء، فهو يبين لك عمق العمل الذي تدفع مقابله أوضح من أي وصف.

ثم اسأل عن استقلال المستشار. فالشركة التي تبيع الأجهزة أو البرامج، أو تأخذ عمولة من الموردين، قد تقدم نصيحة جيدة، لكن عليها أن تذكر ذلك كتابة. وأخيرًا، قارن طريقة التسعير، وما يفتح باب الرسوم الإضافية، مثل إضافة موقع، أو اجتماعات زائدة، أو جولة ثانية من التعديلات على التقرير.

نبدأ بحديث عن القرار الذي تواجهه والأنظمة التي تعمل عليها اليوم. ومن ذلك نتفق معك على النطاق: المجالات التي نراجعها، والمواقع التي نزورها، ومن نقابلهم من فريقك، وما تستلمه في النهاية.

ثم نعطيك سعرًا ثابتًا واحدًا لهذا النطاق، مكتوبًا قبل بدء العمل، مع ما يشمله وما يأتي بسعر إضافي إذا اتسع النطاق. ولا نرتبط بعلامة تجارية واحدة، فتذكر الخطة ما يناسب عملك. وإذا أردت أن ننفذها، أعطيناك عرضًا مستقلًا للتنفيذ، ولك أن تأخذ الخطة إلى مزود آخر.

ذات صلة:الاستشارات التقنية